Trong chiến lược marketing hiện đại, sự kiện không còn là hoạt động đơn lẻ mang tính hình thức, mà đã trở thành công cụ truyền thông trực tiếp, giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ, kích hoạt thương hiệu và định vị hình ảnh trong tâm trí khách hàng. Tuy nhiên, để một sự kiện thành công, bài toán về chi phí tổ chức sự kiện luôn là điểm mấu chốt, đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng và đồng hành từ một đối tác tổ chức uy tín. Cùng Navee xem qua bài viết dưới đây!
1. Các yếu tố ảnh hưởng đến bảng báo giá tổ chức sự kiện
Báo giá tổ chức sự kiện không phải là một con số cố định. Mỗi chương trình sẽ có mức ngân sách khác nhau tùy thuộc vào:
- Quy mô sự kiện: Sự kiện dành cho 50 người với quy mô nội bộ sẽ có mức giá hoàn toàn khác với sự kiện ra mắt sản phẩm cho 500 khách mời và truyền thông.
- Địa điểm tổ chức: Nhà hàng, khách sạn, sân khấu ngoài trời, trung tâm hội nghị, hay tổ chức tại tỉnh/thành khác sẽ kéo theo sự chênh lệch đáng kể về chi phí.
- Thời gian tổ chức: Sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm (cuối năm, lễ tết) hoặc ngoài giờ hành chính sẽ làm tăng giá thuê thiết bị, nhân sự.
- Yêu cầu kỹ thuật & sáng tạo: Các yếu tố như sân khấu LED, trình chiếu 3D mapping, livestream đa nền tảng, các tiết mục nghệ thuật đặc biệt… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách.
- Chi phí nhân sự và vận hành: Gồm đội ngũ MC, kỹ thuật viên, lễ tân, hỗ trợ khách mời, hậu cần – tất cả đều cần được tính trong dự trù kinh phí rõ ràng.
- Yêu cầu về thương hiệu: Những thương hiệu lớn thường yêu cầu chuẩn hóa theo bộ nhận diện riêng, làm gia tăng khối lượng công việc và thời gian thực hiện, từ đó ảnh hưởng đến giá.
2. Quy trình báo giá tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Một báo giá đáng tin cậy không chỉ là bảng đơn giá, mà là bản mô phỏng toàn bộ hành trình sự kiện từ lúc lên ý tưởng đến khi kết thúc. Quy trình chuẩn hóa này giúp doanh nghiệp kiểm soát cả ngân sách và tiến độ triển khai.
2.1 Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Từ brief ban đầu, đơn vị tổ chức sẽ làm rõ mục tiêu tổ chức, thông điệp cần truyền tải, chân dung khách mời, ngân sách dự kiến và kỳ vọng cụ thể. Đây là cơ sở quan trọng để định hướng cách xây dựng phương án tổ chức.
2.2 Tư vấn ý tưởng và đề xuất kịch bản khi tổ chức sứ kiện
Dựa trên phân tích yêu cầu, đội ngũ sáng tạo sẽ đưa ra ý tưởng phù hợp, chọn định dạng sự kiện (trực tiếp, hybrid…), gợi ý hoạt động trải nghiệm, bố trí kịch bản theo từng giai đoạn. Mọi đề xuất đều nhằm mục tiêu truyền thông tối đa trong ngân sách cho phép.
2.3 Gửi báo giá dựa trên yêu cầu cụ thể
Bảng báo giá sẽ được xây dựng chi tiết theo từng hạng mục: thuê địa điểm, sản xuất sân khấu, kỹ thuật, truyền thông, nhân sự, thiết kế, thi công… Mỗi phần đều có mô tả rõ ràng, đơn giá và tổng chi phí, giúp doanh nghiệp theo dõi và so sánh dễ dàng.
2.4 Điều chỉnh báo giá theo ngân sách và nhu cầu
Không phải doanh nghiệp nào cũng có ngân sách lớn. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ đưa ra giải pháp điều chỉnh: rút gọn hợp lý, tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo tinh thần và mục tiêu sự kiện. Đây là điểm thể hiện rõ năng lực của đối tác tổ chức.
3. Lợi ích khi làm việc với đơn vị tổ chức minh bạch chi phí
Một bảng báo giá tổ chức sự kiện được xây dựng rõ ràng, có cấu trúc và minh bạch từ đầu sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:
3.1 Dễ kiểm soát ngân sách tổ chức
Báo giá chi tiết theo từng hạng mục giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu với dự trù kinh phí nội bộ và điều chỉnh khi cần. Việc kiểm soát chi phí trở nên chủ động thay vì bị động ứng phó khi phát sinh.
3.2 Hạn chế phát sinh chi phí ẩn
Khi báo giá có kèm diễn giải đầy đủ về phạm vi công việc, các chi phí ngầm như nhân sự bổ sung, vận chuyển ngoài giờ, thuế phí… đều sẽ được làm rõ. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp sau khi sự kiện kết thúc.
3.3 Nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức sự kiện
Việc minh bạch chi phí thể hiện tính chuyên nghiệp và cam kết chất lượng của đơn vị tổ chức. Khách hàng an tâm về mức đầu tư, còn đơn vị thực hiện có căn cứ rõ ràng để đảm bảo chất lượng từng hạng mục.
4. Vì sao không nên chỉ so sánh báo giá tổ chức sự kiện theo con số?
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi lựa chọn đơn vị chỉ dựa vào con số báo giá thấp mà bỏ qua yếu tố chất lượng và giá trị nhận lại.
4.1 Rủi ro khi chọn đơn vị giá rẻ nhưng thiếu chuyên nghiệp
Giá thấp có thể đồng nghĩa với việc sử dụng thiết bị cũ, kịch bản thiếu sáng tạo, thiếu phương án dự phòng. Hậu quả là sự kiện không diễn ra như kỳ vọng, ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu.
4.2 Giá thấp có thể đi kèm chất lượng dịch vụ thấp
Không có chi phí cho đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, các hạng mục thực thi sẽ không được đầu tư đúng mức, dẫn đến lỗi kỹ thuật, chương trình rời rạc, thiếu điểm nhấn.
4.3 Nên so sánh giá trị dịch vụ nhận được thay vì chỉ chi phí
Thay vì nhìn vào con số tổng, doanh nghiệp nên đặt câu hỏi: với mức giá này, tôi nhận lại được những gì? Dịch vụ có bao gồm quản lý sự kiện từ A-Z không? Có hỗ trợ thiết kế concept riêng không? Có phương án truyền thông không?
5. Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Navee Media
Tại Navee, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp, mà còn đồng hành cùng khách hàng trên toàn bộ hành trình xây dựng một sự kiện thành công – từ chiến lược đến triển khai, từ chi phí đến trải nghiệm thực tế.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai sự kiện đa ngành cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, Navee tự tin mang đến giải pháp phù hợp với từng mục tiêu truyền thông cụ thể như: giới thiệu sản phẩm mới, kick-off năm tài chính, hội nghị khách hàng, lễ ký kết đối tác hay activation ngoài trời.
Quy trình dịch vụ tại Navee bao gồm:
- Tư vấn chiến lược sự kiện: Phân tích mục tiêu thương hiệu, nhóm đối tượng tham dự, ngân sách, kênh truyền thông để xây dựng concept và lộ trình tổ chức phù hợp.
- Lên kế hoạch & thiết kế trải nghiệm: Soạn thảo timeline chi tiết, kịch bản chương trình (run-down), phối hợp thiết kế sân khấu, backdrop, POSM, ánh sáng và hiệu ứng thị giác.
- Triển khai thi công – vận hành onsite: Điều phối nhân sự, thiết bị, vendor và các yếu tố rủi ro kỹ thuật trong quá trình tổ chức nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng.
- Truyền thông sự kiện: Hỗ trợ chụp ảnh, quay phim, livestream, clip hậu kỳ và nội dung truyền thông đăng tải đa nền tảng.
- Báo giá minh bạch – kiểm soát ngân sách: Tất cả chi phí đều được trình bày rõ theo hạng mục, có phương án thay thế linh hoạt và tối ưu ngân sách đầu tư.
- Báo cáo tổng kết và đánh giá hiệu quả: Sau sự kiện, Navee hỗ trợ phân tích dữ liệu, phản hồi người tham dự và KPI truyền thông nếu có.
Chúng tôi không chỉ làm sự kiện – mà tạo ra trải nghiệm thương hiệu có tính chiến lược, gắn với mục tiêu kinh doanh cụ thể. Dù là event 50 khách hay đại tiệc 5.000 người, Navee luôn cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp bằng chuyên môn, sự chỉn chu và khả năng kiểm soát rủi ro thực tiễn.
Kết luận
Một sự kiện thành công không đơn thuần đến từ ý tưởng hay sân khấu hoành tráng, mà bắt đầu từ việc lập kế hoạch tài chính minh bạch, lựa chọn đối tác chuyên nghiệp và biết so sánh dựa trên giá trị thực. Báo giá tổ chức sự kiện không nên là một con số, mà là bản cam kết về chất lượng, hiệu quả và tinh thần hợp tác.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói – uy tín – sáng tạo – linh hoạt theo ngân sách, Navee chính là lựa chọn xứng đáng để khởi đầu cho hành trình tạo dấu ấn thương hiệu.
