Tổ chức sự kiện ngoài trời là lựa chọn phổ biến của doanh nghiệp khi muốn tạo trải nghiệm khác biệt và lan tỏa thương hiệu. Tuy nhiên, hình thức này đi kèm nhiều thách thức về pháp lý, kỹ thuật và vận hành. Bài viết này Navee sẽ hướng dẫn chi tiết từ cách xin giấy phép, chọn địa điểm, đến kinh nghiệm tổ chức thực tế giúp bạn triển khai sự kiện ngoài trời hiệu quả và an toàn.
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì? Có phù hợp với doanh nghiệp bạn không?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là việc triển khai các hoạt động thương hiệu, giải trí hoặc nội bộ của doanh nghiệp tại các không gian mở như công viên, quảng trường, sân vận động, bãi đất trống hoặc khu vực bán công cộng. Mô hình này phù hợp với các thương hiệu mong muốn:
- Gây ấn tượng mạnh nhờ quy mô lớn, thiết kế sáng tạo
- Tạo không gian trải nghiệm thoáng đãng, tương tác cao
- Truyền thông hình ảnh sống động trên đa kênh
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp. Các yếu tố cần cân nhắc gồm tính chất sự kiện, đối tượng mục tiêu, ngân sách và khả năng quản trị rủi ro. Nếu sự kiện thiên về tính nghi lễ, kỹ thuật cao, hoặc yêu cầu kiểm soát chặt về ánh sáng, âm thanh – thì tổ chức trong nhà vẫn có lợi thế nhất định.
2. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Để một sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ, cần đồng thời tính đến yếu tố thời tiết, kỹ thuật, vận hành nhân sự và an toàn cho người tham dự.
2.1 Thời tiết và giải pháp dự phòng
Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát, do đó cần lựa chọn thời điểm tổ chức phù hợp (tránh mùa mưa, gió lớn). Doanh nghiệp nên xây dựng phương án B, như dựng mái che, chuẩn bị khu vực trú tạm hoặc lên sẵn phương án rút gọn chương trình nếu có biến động.
2.2 Thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, sân khấu
Ngoài các tiêu chuẩn kỹ thuật cơ bản, sân khấu ngoài trời cần đảm bảo khả năng chống mưa, chống gió. Thiết bị âm thanh phải đủ công suất cho không gian mở, ánh sáng cần được thiết kế có chiều sâu nếu tổ chức vào buổi tối. Đừng quên kiểm tra hệ thống điện, máy phát dự phòng và kiểm soát an toàn cháy nổ.
2.3 Quản lý dòng người – an toàn – phân luồng
Việc đón tiếp, phân luồng và đảm bảo an ninh cho khách mời cần được tính toán từ trước. Với sự kiện có trên 200 khách, cần phối hợp chặt chẽ với bảo vệ, an ninh địa phương, thiết lập sơ đồ di chuyển và phân khu vực rõ ràng.
2.4 Vệ sinh, thực phẩm, nước uống và khu vực nghỉ
Đảm bảo đầy đủ tiện ích cho người tham dự như nhà vệ sinh di động, trạm cấp nước, khu vực nghỉ chân. Nếu có phục vụ thực phẩm – cần kiểm định vệ sinh an toàn thực phẩm và có giấy phép liên quan.
2.5 Kiểm soát rủi ro và phương án khẩn cấp
Ngoài rủi ro thời tiết, các tình huống như mất điện, ngất xỉu, chen lấn cũng cần kịch bản ứng phó cụ thể. Nhân viên y tế túc trực tại chỗ, sơ đồ thoát hiểm, đội phản ứng nhanh là những yếu tố bắt buộc nếu sự kiện vượt quá 300 người.
3. Xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời như thế nào?
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời tại địa điểm công cộng hoặc bán công cộng đều cần xin giấy phép theo quy định pháp luật.
3.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Một bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm: đơn đề nghị tổ chức sự kiện, kế hoạch chi tiết, bản vẽ sơ đồ khu vực tổ chức, phương án đảm bảo an ninh – y tế – môi trường, hợp đồng thuê địa điểm (nếu có), giấy phép kinh doanh của đơn vị tổ chức và văn bản xác nhận của địa phương nơi diễn ra sự kiện.
3.2 Quy trình nộp và thời gian xử lý
Hồ sơ thường nộp tại UBND phường/xã hoặc Sở Văn hóa – Thể thao (tùy quy mô). Thời gian xử lý kéo dài 7–15 ngày làm việc. Do đó, việc lập kế hoạch xin phép sớm là cực kỳ cần thiết để tránh trễ tiến độ.
3.3 Các lỗi thường gặp và cách xử lý
Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối do thiếu bản vẽ an toàn, không có xác nhận địa phương hoặc tổ chức sự kiện không đúng mục đích xin phép. Nếu bị từ chối cấp phép, cần rà soát lại toàn bộ phương án kỹ thuật và bổ sung giấy tờ còn thiếu theo yêu cầu.
4. Gợi ý địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại TP.HCM và Hà Nội
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phụ thuộc vào loại hình sự kiện, quy mô khách mời, ngân sách và yếu tố pháp lý. Dưới đây là một số gợi ý tiêu biểu, đã được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức thực tế.
Tại TP.HCM, một số khu vực lý tưởng bao gồm:
- Công viên Gia Định: Nằm gần sân bay Tân Sơn Nhất, không gian rộng, có nhiều cây xanh, phù hợp cho sự kiện cộng đồng, triển lãm hoặc roadshow quy mô vừa.
- Hồ Bán Nguyệt (Phú Mỹ Hưng): Nơi thường xuyên diễn ra các sự kiện nghệ thuật, lễ hội và các hoạt động quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, khu vực này thuộc quản lý riêng, yêu cầu hồ sơ xin phép chi tiết và rõ ràng.
- Sân vận động Hoa Lư (Quận 1): Phù hợp cho sự kiện có quy mô lớn, sân khấu ngoài trời hoặc chương trình thể thao – giải trí.
- Vinhomes Central Park: Không gian sang trọng, ven sông, thích hợp cho các sự kiện cao cấp, nhưng chi phí thuê và xin phép sẽ cao hơn mặt bằng chung.
Tại Hà Nội, bạn có thể cân nhắc:
- Khu vực tượng đài Lý Thái Tổ và phố đi bộ Hồ Gươm: Vị trí trung tâm, đông người qua lại, lý tưởng cho sự kiện văn hóa – quảng bá thương hiệu.
- Công viên Thống Nhất: Diện tích lớn, thuận tiện giao thông, thích hợp cho các sự kiện triển lãm hoặc family day.
- Khu đô thị Ecopark: Gần trung tâm, có sẵn cơ sở vật chất và không gian xanh, thường được chọn cho sự kiện B2C, giới thiệu sản phẩm cao cấp.
- Sân vận động Mỹ Đình: Dành cho đại nhạc hội, chương trình quy mô lớn, cần trang thiết bị kỹ thuật chuyên sâu.
- Bãi đất trống thuê theo hợp đồng sự kiện: Phù hợp khi muốn “build” không gian từ đầu theo concept riêng, tuy nhiên cần lưu ý về thời gian thi công, hạ tầng kỹ thuật và pháp lý.
Tất cả các địa điểm trên đều yêu cầu doanh nghiệp làm việc trước với đơn vị quản lý mặt bằng để kiểm tra điều kiện tổ chức, chi phí thuê, và đặc biệt là hỗ trợ thủ tục xin giấy phép liên quan.
5. Tiêu chí chọn địa điểm phù hợp
Không phải địa điểm ngoài trời nào cũng phù hợp với sự kiện của bạn. Một lựa chọn tốt cần dựa trên tổng hòa của nhiều yếu tố, không chỉ đơn thuần là vị trí đẹp hay rộng rãi. Dưới đây là những tiêu chí doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng:
Phù hợp với concept sự kiện:
Địa điểm nên phản ánh tinh thần của chương trình – ví dụ: công viên xanh mát cho sự kiện cộng đồng, khu phức hợp hiện đại cho sự kiện ra mắt công nghệ, hay sân vận động cho concert.
Hạ tầng hỗ trợ kỹ thuật:
Hệ thống điện, nước, internet, nhà vệ sinh, chỗ đậu xe và các yêu cầu hậu cần phải được đánh giá trước. Nếu địa điểm không có sẵn, doanh nghiệp cần tính đến chi phí đầu tư bổ sung.
Khả năng xin phép và sự hỗ trợ từ địa phương:
Một số địa điểm dù lý tưởng nhưng thủ tục xin phép rườm rà hoặc thời gian xử lý kéo dài. Hãy ưu tiên nơi đã có tiền lệ tổ chức sự kiện tương tự.
Độ thuận tiện về giao thông và tiếp cận của khách mời:
Tránh chọn địa điểm quá xa trung tâm nếu đối tượng khách mời là doanh nhân, báo chí hoặc khách hàng cao cấp.
Khả năng lắp đặt kết cấu sân khấu – booth – âm thanh ánh sáng:
Cần kiểm tra bề mặt đất (nền bê tông, cỏ, cát…), kết cấu chịu lực và quy định về giới hạn tiếng ồn hoặc hoạt động vào ban đêm.
Phương án rút lui trong điều kiện bất lợi (thời tiết, an ninh):
Địa điểm cần có sẵn phương án sơ tán hoặc chuyển hướng sự kiện nếu phát sinh mưa lớn, mất điện hoặc các sự cố an toàn.
6. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời từ thực tế
Từ thực tiễn triển khai nhiều sự kiện ngoài trời, có thể rút ra một số kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả triển khai.
6.1 Lên kế hoạch sớm – phối hợp nhiều bên
Việc chuẩn bị sớm không chỉ đảm bảo tiến độ mà còn giúp bạn chủ động xin phép, đặt địa điểm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Một dự án tổ chức sự kiện ngoài trời thường cần tối thiểu 3–4 tuần chuẩn bị, bao gồm cả thời gian dự phòng xin giấy phép.
Ngoài ra, nên tổ chức các cuộc họp kỹ thuật với đầy đủ các bên liên quan: đơn vị thi công, truyền thông, bảo vệ, khách hàng và chính quyền địa phương (nếu tổ chức tại khu công cộng). Việc phối hợp chặt chẽ giúp bạn dự đoán được nhiều tình huống có thể xảy ra trong ngày diễn ra sự kiện.
6.2 Luôn có phương án dự phòng: mưa gió, phát sinh kỹ thuật
Dù dự báo thời tiết có chính xác đến đâu, không ai có thể lường trước sự thay đổi bất thường của thiên nhiên. Vì vậy, luôn cần xây dựng phương án B: có mái che di động, chuẩn bị bạt phủ thiết bị âm thanh, và hệ thống điện dự phòng (máy phát).
Với thiết bị kỹ thuật, nên có đội kỹ thuật túc trực trong suốt sự kiện để xử lý sự cố âm thanh, ánh sáng, điện và truyền hình trực tiếp (nếu có).
6.3 Ưu tiên đội ngũ thi công có kinh nghiệm ngoài trời
Tổ chức ngoài trời không đơn giản như chỉ lắp sân khấu. Đội thi công cần biết xử lý nền đất yếu, neo giữ khung giàn chống gió, đi dây điện chống nước và đảm bảo an toàn cho khách tham dự. Vì vậy, hãy lựa chọn những đối tác có năng lực thực tế đã từng thi công trong điều kiện môi trường tương tự.
Ngoài ra, nếu có thể, nên tổ chức chạy thử ít nhất 1 ngày trước sự kiện để kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật ngoài trời, từ ánh sáng đến âm thanh.
6.4 Truyền thông trước – trong – sau sự kiện đồng bộ
Không ít doanh nghiệp đầu tư lớn cho sân khấu, âm thanh, nhưng lại bỏ quên kế hoạch truyền thông bài bản. Sự kiện ngoài trời chỉ tạo được hiệu ứng khi bạn xây dựng được hành trình truyền thông ba giai đoạn:
- Trước sự kiện: thông báo qua mạng xã hội, email, báo chí hoặc landing page riêng
- Trong sự kiện: livestream, đăng story/ảnh realtime, gửi phóng viên
- Sau sự kiện: tổng hợp video highlight, ảnh recap và thông cáo báo chí
Hệ thống truyền thông đồng bộ này không chỉ giúp tăng độ phủ mà còn tạo được tư liệu thương hiệu dài hạn.
6.5 Đo lường hiệu quả qua phản hồi, truyền thông và KPI đã đề ra
Hiệu quả của sự kiện ngoài trời không nên chỉ đo bằng lượng người tham gia. Bạn cần xây dựng chỉ số cụ thể ngay từ đầu: lượt reach trên nền tảng truyền thông, tỉ lệ tương tác, số lượng khách đến từ thư mời, lượng thông tin khách hàng thu được qua form/QR, hoặc thậm chí là phản hồi từ báo chí, đối tác.
Sau sự kiện, việc tổ chức họp tổng kết và đối chiếu KPI giúp bạn có cái nhìn toàn diện để cải tiến cho các sự kiện tiếp theo.
7. Tối ưu quản lý sự kiện ngoài trời bằng công nghệ
Công nghệ không chỉ giúp tổ chức sự kiện hiệu quả hơn, mà còn là công cụ giúp đo lường, kiểm soát và mở rộng tầm ảnh hưởng truyền thông.
7.1 Sử dụng phần mềm giao việc – quản lý đầu việc theo tiến độ
Sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận. Việc quản lý bằng Google Sheet truyền thống dễ gây bỏ sót và trùng việc. Hãy sử dụng phần mềm chuyên dụng như Trello, Notion hoặc ClickUp để tạo bảng việc theo nhóm (thi công, kỹ thuật, truyền thông, hậu cần), phân chia deadline, và cập nhật tiến độ theo thời gian thực.
7.2 Ứng dụng CRM, landing page, email để mời khách – chăm sóc
Trong giai đoạn truyền thông, bạn có thể tích hợp CRM với các nền tảng landing page hoặc email automation để gửi thư mời, xác nhận tham gia, và chăm sóc khách sau sự kiện. Một hệ thống CRM hiệu quả giúp phân nhóm khách theo loại hình: khách VIP, báo chí, đối tác – từ đó gửi thông điệp phù hợp và tăng khả năng giữ liên hệ lâu dài.
7.3 Tổ chức livestream – chụp ảnh – ghi hình và quản lý dữ liệu sau sự kiện
Với các sự kiện lớn, livestream giúp tăng độ phủ sóng trực tuyến, tạo hiệu ứng lan tỏa trên mạng xã hội. Đồng thời, toàn bộ hình ảnh, video nên được lưu trữ trên hệ thống cloud, phân loại rõ theo hoạt động để phục vụ truyền thông sau này. Đừng quên gửi recap truyền thông kèm hình ảnh tới khách mời, đối tác – đó cũng là một cách chăm sóc mối quan hệ chuyên nghiệp.
8. Navee – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ngoài trời, Navee hiểu rằng mỗi sự kiện đều là một hệ sinh thái vận hành đòi hỏi quy trình chặt chẽ, kỹ thuật chính xác và tư duy truyền thông hiệu quả. Từ xin giấy phép, xây dựng kịch bản, triển khai kỹ thuật đến kiểm soát truyền thông, chúng tôi đều có đội ngũ chuyên môn riêng biệt.
Dù là một sự kiện kích hoạt thương hiệu tại công viên, khai trương showroom hay sự kiện cộng đồng hàng nghìn người, Navee luôn đảm bảo: an toàn – sáng tạo – đúng tiến độ – truyền thông hiệu quả.
Kết luận
Tổ chức sự kiện ngoài trời là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn khác biệt, nhưng đi cùng đó là nhiều thách thức về kỹ thuật, pháp lý và vận hành. Khi chuẩn bị kỹ từ giấy phép, địa điểm, đến kịch bản dự phòng, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt rủi ro và tối ưu hiệu quả truyền thông.
Nếu bạn cần một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm thực tế, Navee sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ bước đầu đến khi sự kiện kết thúc thành công.
