Truyền thông là gì? Vai trò, chức năng và 9 bước để lập kế hoạch truyền thông

Truyền thông là công cụ giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, quảng bá sản phẩm và dịch vụ của mình đến với công chúng. Bài viết sau đây sẽ đi sâu vào khái niệm truyền thông là gì, vai trò của truyền thông trong cuộc sống và 9 bước để lập kế hoạch truyền thông tổng thể.

Truyền thông là gì?

Truyền thông là quá trình truyền tải, giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các cá nhân, tổ chức, cộng đồng thông qua nhiều phương tiện truyền thông và kênh giao tiếp khác nhau. Khái niệm này bao gồm mọi hình thức truyền thông, từ các phương tiện truyền thống như sách, báo, phim ảnh, đài phát thanh và truyền hình, đến các nền tảng hiện đại như internet, mạng xã hội và thiết bị di động.

Truyền thông có 2 mục đích chính:

• Truyền tải thông tin đến người nhận nhằm cung cấp tin tức về sự kiện, thông tin về sản phẩm, dịch vụ, hoặc các vấn đề xã hội quan trọng.
• Tạo ảnh hưởng và thuyết phục: Mục đích thứ hai của truyền thông là tạo ảnh hưởng và thuyết phục đối tượng nhận thông điệp truyền thông. Thông qua các chiến dịch quảng cáo, bài viết báo chí, hay các chương trình truyền hình, truyền thông có thể tác động mạnh mẽ đến tâm lý và cảm xúc của công chúng.

Ví dụ, một chiến dịch tuyên truyền về bảo vệ động vật nhằm thuyết phục người dân tham gia vào các hoạt động bảo vệ động vật hoang dã, khuyến khích họ không sử dụng sản phẩm từ động vật bị đe dọa và ủng hộ các tổ chức bảo tồn.

Truyền thông được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:

• Quảng cáo: Sử dụng các chiến dịch truyền thông để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng mục tiêu.
• Truyền thông chính trị: Truyền đạt thông điệp và chính sách, đồng thời thu thập ý kiến từ công chúng.
• Truyền thông xã hội và giáo dục: Các phương tiện truyền thông như sách, báo, truyền hình đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kiến thức và thông tin cho cộng đồng.
• Truyền thông doanh nghiệp: Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

Lịch sử phát triển của ngành truyền thông 

Tìm hiểu về lịch sử phát triển truyền thông

Sau khi hiểu được khái niệm truyền thông là gì, cùng tìm hiểu về lịch sử phát triển của truyền thông.

• Truyền miệng và hình thức viết: Truyền thông bắt đầu từ truyền miệng và các hình thức viết tay, nơi thông tin được chia sẻ giữa các cộng đồng nhỏ.
• Tài liệu và báo chí: Sự phát minh của máy in bởi Johannes Gutenberg vào thế kỷ XV đã cách mạng hóa việc sản xuất sách và tài liệu. Việc in ấn đã cho phép thông tin được phát tán rộng rãi hơn bao giờ hết, dẫn đến sự bùng nổ của báo chí và xuất bản. Các tờ báo đầu tiên đã ra đời, cung cấp cho công chúng thông tin về chính trị, xã hội và văn hóa.

• Radio và truyền hình: Vào đầu thế kỷ 21, phát thanh radio trở thành một công cụ truyền thông quan trọng, đặc biệt trong các cuộc chiến tranh, khi thông tin cần được truyền tải nhanh chóng đến công chúng. Sự ra đời của truyền hình vào giữa thế kỷ đã mở ra một kỷ nguyên mới cho truyền thông đại chúng. Với khả năng phát sóng hình ảnh và âm thanh, truyền hình đã trở thành phương tiện giải trí và thông tin chủ yếu, giúp mọi người tiếp cận tin tức và sự kiện toàn cầu dễ dàng hơn.

• Internet: Sự phát triển của Internet đã thay đổi hoàn toàn cách mà thông tin được sản xuất và tiêu thụ. Internet cho phép truyền tải thông tin nhanh chóng và tạo ra các nền tảng mới như mạng xã hội, blog, và video trực tuyến. Người dùng vừa là người tiêu thụ nội dung vừa được chia sẻ thông tin của riêng mình.
• Truyền thông đa phương tiện: Ngày nay, truyền thông đại chúng bao gồm nhiều loại hình như video trực tuyến, podcast, các ứng dụng di động. Những công nghệ này giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Với sự phát triển của smartphone, người dùng được theo dõi tin tức, xem video, tương tác với nội dung bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu.

Chức năng của truyền thông

Tìm hiểu về chức năng của truyền thông là gì?

Dưới đây là 6 chức năng chính của truyền thông:

• Chức năng truyền tải thông tin: Thông qua các phương tiện truyền thông, thông tin được chia sẻ nhanh chóng và hiệu quả, giúp mọi người cập nhật kiến thức, tin tức và hiểu biết về thế giới xung quanh.
• Chức năng giao tiếp và tương tác: Truyền thông tạo ra một nền tảng cho giao tiếp và tương tác giữa xã hội, cá nhân và tổ chức. Cho phép mọi người trao đổi ý kiến, chia sẻ ý tưởng và kết nối với nhau dễ dàng hơn.
• Chức năng quảng cáo và tiếp thị: Các doanh nghiệp sử dụng truyền thông để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình tới khách hàng tiềm năng, từ đó tạo dựng thương hiệu và tăng doanh số. Các chiến dịch quảng cáo hiệu quả sẽ thu hút sự chú ý của công chúng và khuyến khích họ hành động.
• Chức năng giáo dục: Sách, báo, truyền hình và internet đóng vai trò là công cụ giúp người dân tiếp cận thông tin hữu ích, nâng cao kiến thức và hiểu biết của họ về nhiều lĩnh vực khác nhau. Truyền thông không chỉ giúp nâng cao trình độ học vấn, nó còn khuyến khích học hỏi, tìm tòi để kết nối con người với thế giới.
• Chức năng giải trí: Các hình thức như âm nhạc, phim ảnh, trò chơi và chương trình truyền hình mang lại niềm vui và tiếng cười, giúp người xem giải tỏa căng thẳng và tận hưởng những khoảnh khắc thú vị.
• Chức năng kết nối và tạo cộng đồng: Một số diễn đàn trực tuyến, mạng xã hội và nhiều hình thức giao tiếp khác giúp kết nối, đưa ra ý kiến và chia sẻ thông tin giữa cộng đồng trực tuyến. Ngoài ra, truyền thông còn giúp mọi người được kết nối, chia sẻ đam mê, sở thích cá nhân.

9 thuật ngữ cơ bản của truyền thông

Một số thuật ngữ liên quan về khái niệm truyền thông

Trong lĩnh vực truyền thông, có nhiều thuật ngữ quan trọng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quá trình trao đổi thông tin. Dưới đây là 9 thuật ngữ cơ bản mà bạn cần nắm vững:

• Người gửi (Sender): Là các chủ thể phát ra những thông điệp hay người tạo thông tin và truyền đạt thông tin đến với người khác.
  Người nhận (Receiver): Là đối tượng tiếp nhận thông điệp từ người gửi.
• Mã hóa (Encoding): Là quá trình người gửi chuyển đổi ý tưởng và thông điệp thành các biểu tượng, ngôn ngữ hoặc hình ảnh.
• Giải mã (Decoding): Là quá trình phân tích và diễn giải các ký hiệu mà người gửi đã sử dụng.
• Nhiễu (Noise): Là yếu tố nào gây cản trở quá trình truyền tải thông điệp làm giảm chất lượng của thông điệp.
• Thông điệp (Message): Nội dung cụ thể mà người gửi muốn chuyển tải. Thông điệp có thể được thể hiện qua ngôn ngữ, hình ảnh hoặc âm thanh,…
• Phương tiện truyền thông (Channel): Là các kênh mà thông điệp được truyền tải qua, như báo chí, truyền hình, radio, internet và mạng xã hội.
• Đáp ứng (Response): Đây là các hành động hoặc phản ứng của người nhận sau khi tiếp nhận thông điệp.
  Phản hồi (Feedback): Là thông tin người nhận gửi lại cho người gửi sau khi tiếp nhận thông điệp.

Phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay

Các phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay

Tìm hiểu qua 10  phương tiện truyền thông phổ biến, giải thích đặc điểm nổi bật của từng loại:

• Mạng xã hội: Sự phát triển của các nền tảng như Facebook, Twitter, Instagram, TikTok và LinkedIn mang đến cơ hội cho các doanh nghiệp giao tiếp trực tiếp với khách hàng, xây dựng mối quan hệ và phát triển thương hiệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Truyền hình: Truyền hình vẫn là một phương tiện truyền thông truyền thống có sức ảnh hưởng lớn, nhờ vào khả năng tiếp cận rộng rãi. Sự kết hợp giữa hình ảnh động và âm thanh chất lượng cao cho phép doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách sinh động và hấp dẫn, thu hút sự chú ý của khán giả trong một thời gian ngắn.
  Báo chí: Báo chí giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và cập nhật tin tức cho công chúng. Với sự bùng nổ của Internet, báo chí đang phải thích nghi với những thách thức mới, khi người đọc có thể dễ dàng tìm thấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
• Trang web và blog: Trang web và blog là những công cụ trực tuyến mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp và cá nhân chia sẻ thông điệp cũng như kiến thức của mình. Làm cầu nối giữa người tiêu dùng và nguồn thông tin để tạo cơ hội người dùng tương tác và tham gia vào các cuộc thảo luận có giá trị.
• Email marketing: Email Marketing là một phương pháp hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách trực tiếp và cá nhân hóa. Chiến lược này cho phép doanh nghiệp gửi thông điệp và ưu đãi đặc biệt, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thông qua việc cung cấp nội dung hữu ích và thông tin cập nhật.
• Điện thoại di động: Điện thoại di động giúp người dùng kết nối và tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi. Các ứng dụng, tin nhắn và cuộc gọi làm cho điện thoại trở thành công cụ truyền thông đa năng.
• Diễn đàn và cộng đồng trực tuyến: Diễn đàn và cộng đồng trực tuyến là những nền tảng cho phép người dùng trao đổi, thảo luận và chia sẻ thông tin về nhiều chủ đề khác nhau. Đây là nơi các thành viên có thể kết nối với nhau, học hỏi từ kinh nghiệm của người khác.
• Video trực tuyến và phát trực tuyến: Video trực tuyến và phát trực tiếp đang trở thành xu hướng mạnh mẽ trong thế giới truyền thông. Các nền tảng như TikTok, YouTube và Facebook Live mang đến cơ hội cho người dùng sáng tạo và chia sẻ nội dung một cách phong phú.
• Quảng cáo trên internet: Với các hình thức như quảng cáo hiển thị, quảng cáo tìm kiếm và quảng cáo trên mạng xã hội, doanh nghiệp có thể tiếp cận chính xác đối tượng mục tiêu.
• Ứng dụng trò chơi: Ứng dụng trò chơi giải trí là một công cụ truyền thông thú vị có tính tương tác cao. Người chơi được trải nghiệm những giây phút giải trí, kết nối với cộng đồng, tham gia vào các hoạt động tương tác.

Phương tiện truyền thông truyền thống khác gì phương tiện truyền thông kỹ thuật số?

So sánh giữa phương tiện truyền thông truyền thống và truyền thông kỹ thuật số

9 bước xây dựng kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp

9 bước chi tiết để xây dựng kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp

Dưới đây là các bước cụ thể để xây dựng thành công một kế hoạch truyền thông:

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án

Xác định rõ ràng mục tiêu dự án là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Mục tiêu này là những kết quả cụ thể mà doanh nghiệp mong muốn đạt được, định hướng cho toàn bộ kế hoạch truyền thông. Việc xác định mục tiêu rõ ràng  giúp đo lường hiệu quả chính xác sau thời triển khai .

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiếp truyền thống về những hoạt động xã hội, những dự án cần cụ thể, rõ ràng, được đo lường chính xác. Có thể đặt mục tiêu đo lượng cụ thể qua mục tiêu SMART giúp tăng tính thực tế, khả năng thực hiện trong một thời gian nhất định.

Bước 3: Xác định đối tượng truyền thông

Đối tượng truyền thông bao gồm những cá nhân hoặc nhóm người có điểm chung về một hoặc nhiều yếu tố như độ tuổi, sở thích hoặc hành vi. Đối tượng này có thể là một cá nhân, một nhóm nhỏ hoặc thậm chí một cộng đồng lớn.

Cách xác định đối tượng truyền thông:

• Phân tích dữ liệu: Doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu từ khách hàng hiện tại, thị trường mục tiêu, hoặc thông tin từ các đối thủ cạnh tranh để xác định đối tượng.
• Khảo sát thị trường: Tiến hành khảo sát để thu thập thông tin về nhân khẩu học, thói quen và sở thích, hành vi của khách hàng tiềm năng.
• Phân tích đối thủ: Nghiên cứu các đối thủ trong ngành để xác định nhóm đối tượng mà họ đang hướng đến.

Sau khi xác định, doanh nghiệp cần tìm hiểu sâu về đối tượng để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn, từ đó phát triển nội dung và thông điệp truyền thông phù hợp.

Lưu ý khi xác định đối tượng truyền thông:

• Độ tuổi: Cần xem xét độ tuổi của đối tượng một cách cẩn thận.
• Giới tính: Sự khác biệt về giới tính cũng cần quan tâm.
• Địa lý: Vị trí địa lý có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận và kênh truyền thông sử dụng.
• Sở thích: Hiểu rõ sở thích và mối quan tâm của đối tượng là rất quan trọng.
• Hành vi: Hành vi tiêu dùng cũng ảnh hưởng đến phương thức tiếp cận.

Xác định chính xác đối tượng truyền thông là yếu tố then chốt trong việc xây dựng thành công một chiến lược truyền thông.

Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông

Xây dựng thông điệp truyền thông

Mỗi thông điệp cần được xác định với một mục đích cụ thể, nhằm khuyến khích hành động từ phía người nhận. Để đạt được hiệu quả, thông điệp cần giúp công chúng trả lời các câu hỏi quan trọng như: “Tại sao tôi cần quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ này?” hay “Tại sao tôi nên tin tưởng doanh nghiệp của bạn?”

Thông điệp nên được thiết kế để dễ hiểu, ngắn gọn và dễ nhớ, nhưng cần lưu ý rằng nó không phải là slogan. Để xây dựng thông điệp phù hợp, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng về nhu cầu và mong muốn của công chúng mục tiêu. Từ đó tạo ra giá trị và thỏa mãn nhu cầu của họ.

Ngoài ra, thông điệp cần được thiết kế để thuyết phục công chúng hành động theo hướng mà doanh nghiệp mong muốn. Việc sử dụng ngôn từ, hình ảnh và phong cách truyền tải phù hợp sẽ tạo ra sự kết nối mạnh mẽ với đối tượng mục tiêu, từ đó tăng hiệu quả của chiến dịch truyền thông.

Bước 5: Xây dựng chiến lược

Sử dụng phong cách kể chuyện và các yếu tố như truyện kinh dị hay câu chuyện gây tranh cãi có thể thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng các concept phù hợp với mục tiêu và công chúng.

Bước 6: Xây dựng chiến thuật hiệu quả

Chiến thuật không chỉ là cách để kéo dài, lặp lại thông điệp truyền thông. Để đạt được hiệu quả trong truyền thông, cần tạo được ấn tượng mạnh ngay từ lần đầu tiên tiếp cận. Điều này giúp giữ chân sự chú ý của công chúng và khuyến khích họ tìm hiểu thêm về sản phẩm hoặc dịch vụ.

Bước 7: Lựa chọn kênh

Doanh nghiệp nên tập trung vào các kênh mà đối tượng mục tiêu thường sử dụng và thiết kế nội dung phù hợp với từng kênh, như bài báo, clip ngắn hay chương trình phát thanh radio.

Bước 8: Xây dựng kế hoạch truyền thông, ngân sách

Doanh nghiệp cần thiết kế các ấn phẩm truyền thông và xác định chi phí cho mỗi loại. Áp dụng các phương pháp gây tranh cãi giúp thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, cần chuẩn bị phương án dự phòng để ứng phó linh hoạt với tình huống khẩn cấp.

Bước 9: Đo lường và báo cáo

Cuối cùng, một trong những bước thiết yếu trong kế hoạch truyền thông là đánh giá và đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu đã xác định trước đó. Quá trình này cho phép doanh nghiệp xem xét hiệu quả của chiến dịch truyền thông và nhận diện kịp thời những vấn đề hay thiếu sót trong quá trình thực hiện.

Xu hướng mới trong lĩnh vực truyền thông

Lĩnh vực truyền thông trong thời đại công nghệ mới

Với sự phát triển mạnh mẽ của truyền thông kỹ thuật số hiện nay, kéo theo sự xuất hiện của rất nhiều xu hướng mới mẻ như sau:

• Nội dung số: Các hình thức nội dung như video, phim doanh nghiệp, podcast, ảnh và infographic ngày càng trở nên phổ biến nhờ tính trực quan và khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng. 
• Livestream: Việc phát trực tiếp video trên mạng xã hội đã trở thành một công cụ hiệu quả để tương tác trực tiếp tạo cơ hội cho khán giả tham gia thảo luận và đặt câu hỏi ngay lập tức. 
• Influencer marketing: Chiến lược này tận dụng sức ảnh hưởng của những người nổi tiếng trên mạng xã hội để quảng bá sản phẩm và dịch vụ. 

Một số câu hỏi thường gặp về truyền thông

Sản phẩm truyền thông là gì?

Sản phẩm truyền thông là tất cả nội dung được sản xuất với mục đích truyền đạt thông tin, ý tưởng từ một cá nhân hoặc nhóm đến một hoặc nhiều đối tượng khác. Các sản phẩm này có thể được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau, như lời nói, văn bản, hình ảnh, video và âm thanh,…

Sản phẩm truyền thông truyền thống:

• Truyền hình: Các kênh và chương trình truyền hình.
• Báo chí: Bao gồm các loại báo in, báo điện tử và tạp chí.
• Đài phát thanh: Các kênh phát thanh và chương trình phát thanh.

Sản phẩm truyền thông hiện đại:

• Website: Các trang tin tức và trang web của doanh nghiệp.
• Mạng xã hội: Các nền tảng như Facebook, Twitter, Instagram.
• Ứng dụng di động: Các ứng dụng tin tức và giải trí.

Cơ quan truyền thông là gì?

Cơ quan truyền thông là tổ chức, doanh nghiệp có nhiệm vụ thu thập, sản xuất và phân phối thông tin cho công chúng qua các kênh truyền thông. Những cơ quan này giữ vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin, giáo dục và giải trí cho cộng đồng.

Ví dụ về các cơ quan truyền thông phổ biến:

• Tờ báo và tạp chí: Vnexpress, Dân Trí, The Washington Post, The New York Times, Time Magazine.
• Cơ quan thông tấn (news agencies): Tổ chức chuyên cung cấp tin tức cho các tờ báo, đài truyền hình và trang web. Ví dụ: Associated Press (AP), Reuters, Agence France-Presse (AFP).
• Truyền thông số hóa: Các trang web tin tức, blog và mạng xã hội như Facebook, Twitter.
• Truyền hình và phát thanh: Các kênh như VTV, CNN, HTV.
• Công ty sản xuất phim và truyền hình: Các công ty như Paramount Pictures, Warner Bros, NBC Universal.
• Cơ quan truyền thông xã hội: Những tổ chức phi lợi nhuận như Greenpeace, Amnesty International, sử dụng truyền thông để nâng cao nhận thức về các vấn đề xã hội và môi trường.

Từ những thông tin đã trình bày, Navee Media đã giúp bạn hiểu rõ định nghĩa truyền thông là gì, tầm quan trọng và 9 bước xây dựng một chiến lược truyền thông hiệu quả. Các doanh nghiệp cần chú trọng nghiên cứu kỹ lưỡng từng giai đoạn trong quá trình lập kế hoạch truyền thông, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động triển khai sẽ mang lại kết quả tối ưu và đáp ứng được mục tiêu đã đề ra. 

Nếu bạn đang muốn tìm đơn vị cung cấp chiến lược tư vấn truyền thông, liên hệ ngay hotline: 0933767095 hoặc email: nhulq@navee.asia để được tư vấn chi tiết. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực truyền thông, Navee Media cam kết mang đến cho bạn những giải pháp sáng tạo và hiệu quả.